Jak doskonalić zarządzanie zmianą?

Aktualna sytuacja biznesowa zarówno w kontekście czynników zewnętrznych (np. pandemia, nowe technologie), jak i wewnętrznych (kultura organizacyjna, strategia, cele) wymaga od nas umiejętności płynnego działania w ciągłej zmianie.

Bardzo ciekawy raport „VI Ogólnopolskie Badanie Zarządzania Zmianą” przeprowadzone przez Ogólnopolską Szkołę Zarządzania zmianą pokazuje jednoznacznie gdzie znajdują się obszary do doskonalenia naszych technik zwinnych, które używamy do prowadzenia i dostosowywania się do zmian w naszych organizacjach.

Top kluczowych rekomendacji wpływających na skuteczność osiąganych celów w ramach Change Management to:

  1. Leadership:
    • Najbardziej efektywne są zespoły złożone z różnorodnych obszarów i odmiennych kompetencji (managerowie, pracownicy, eksperci dziedzinowi)
    • Uprawomocnienie pracowników do współtworzenia planu działań wdrożenia w życie wizji zmiany, zwiększenie samodzielności zespołów

  1. Wsparcie ekspertów zewnętrznych
    • Nieustanny rozwój kompetencji projektowych managerów prowadzonych zmiany
    • Korzystanie z usług konsultantów zewnętrznych, najlepiej w wyspecjalizowanej dziedzinie/branży, w której realizowana jest zmiana

  1. Bądźmy Agile
    • Wdrażanie zmian pilotażowo, przeprowadzanie eksperymentów.
    • Planowanie iteracyjne pracy w oparciu o lesonss learnd z poprzednich zmian.
    • Kaskadowanie zmian na mniejsze części i podzespoły. Ustalenie priorytetów i trzymanie się ustalonej  MoSCoW

  1. Wykorzystywanie sytuacji trudnych do motywowania zespołu
    • Stawianie ambitnych celów i wyzwań możliwych w prosty sposób do opomiarowania (KPI)
    • Postawa ambasadora zmiany, zamiana problemów na wyzwania

  1. Wykorzystywanie nowych technologii i narzędzi zwinnych
    •  Korzystanie z możliwości pracy zdalnej i hybrydowej oraz dedykowanych aplikacji
    • Używanie technik zwinnych, tj. Nieformalne spotkania (np. Lean Coffee), Iteracyjne planowanie, Tablice Kanban, Kanwy biznesowe, Badanie kultury organizacyjnej, Badania pracowników (np. DISC, FRIS), Retrospektywy

  1. Komunikacja to podstawa zaangażowania zespołu
    • Otwarta, dwukierunkowa komunikacja uwzględniająca nasze emocje jako źródło informacji, a nie źródło dezorganizacji
    • Stała weryfikacja i dbałość o zrozumienie celów

Źródło: Raport: VI Ogólnopolskie Badanie Zarządzania Zmianą, J. Rubin, W. Grabowski, M. Naumiuk (red.), Szkoła Zarządzania Zmianą, Wrocław 2021